Dalam ruang lingkup suatu perusahaan maupun instansi pemerintahan pasti memiliki keterangan dokumen sebagai landasan untuk terciptanya laporan pengelolaan kegiatan sebuah korporasi dengan sangat terperinci, dalam hal ini penggunaan dokumen untuk suatu laporan kegiatan perusahaan tidak bisa di gantikan dengan keterangan verbal (bicara) yang tidak mempunyai dasar hukum di daerah territorial Inddonesia, laporan kegiatan seperti pengiriman barang, penerimaan barang maupun pengeluaran barang selalu disertai dengan dokumen agar identitas dari suatu barang bisa diketahui asal muasalnya sehingga tidak menjadikan barang tersebut barang illegal untuk di pasarkan.
Dengan berbagai macam aturan serta demi kelancaran suatu kegiatan usaha, keberadaan dokumen memang penting adanya, masalahnya adalah dokumen yang kita pakai selama ini masih berbentuk hardcopy yang sangat rentan sekali mengalami kerusakan dari faktor internal seperti hilang, robek dan rusak, Maupun dari faktor eksternal seperti terjadinya kebakaran dan kebanjiran, sehingga dokumen yang sangat berharga tersebut tidak bisa ditemukan.
Pada era teknologi ini berbagai macam inovasi tercipta di berbagai bidang tanpa terkecuali bidang dokumen, kini dokumen yang berbentuk kertas (hard copy) bisa di rubah menjadi document berbentuk data digital (soft copy) melalui layanan document imaging dari RDS, berbagai keuntungan serta keunggulan dari layanan ini salah satunya adalah bisa menjaga keamanan serta kerahasiaan dokumen dengan memberikan level akses yang berbeda pada setiap orang ataupun karyawan yang bekerja pada perusahaan anda.
Dengan adanya layanan document imaging ini dapat mempercepat system kerja karena data yang berbentuk digital bisa dibagikan kepada beberapa orang sekaligus tanpa memerlukan proses fotocopy maupun jasa kurir untuk mengirimkannya, dengan kata lain menggunakan document imaging selain dapat menekan pengeluaran untuk proses dokumentasi juga dapat tercapainya system kerja produktif, efisien dan terkendali, tanpa adanya resiko kerusakan dari fakror internal maupun eksternal.
Demikian penjelasan layanan document imaging dari RDS ini, semoga dapat memberikan jalan keluar untuk setiap pengelolaan dokumen yang selama ini masih terkendala dengan masalah keamanan serta kerahasiaan dari perusahaan anda.